و تشمل الأقسام التالية:
- المدير الاداري
- وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد
- تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.
- متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر .
- متابعة اجازات ومغادرات الموظفين
- تهيئة الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .
- الاشراف على قسم الحاسوب بعمل البرامج التي تحتاجها اجهزة الكمبيوتر بالبلدية والمحكمة والمناطق .
- الاشراف على جميع معاملات البلدية الوارد + الصادر والكتب ومتابعتها .
- الاشراف على اعمال قسم اللوازم والعطاءات والمشتريات بدقه .
- توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة.
- رئيس الديوان
- توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة .
- الاشراف على جميع معاملات البلدية الوارد ة+ الصادرة.
- متابعة أعمال المقسم بشكل جيد ليتم الاتصال بالبلدية بسهولة لحل مشكـــــلاتالمواطن .
- الاشراف على اعمال المراسلين في الدائره.
- متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر.
- متابعة اجازات ومغادرات الموظفين .
- الاشراف على اعمال ديوان البلديه ومتابعة المراسلات والبريد.
- تهيئة الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .
- وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد.
- تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.
أعمال الوارد:
- استقبال جميع الاوراق الواردة للبلدية (طلبات مواطنين + بريد وارد من جهات رسميه وتسجيلها على سجلات الديوان (الوارد).
- تنظيم سجلات بالبريد الوارد وتوزيعها الى الجهات المعنية حسب الاصول.
- متابعة الاوراق الواردة للبلدية التي تم توزيعها ليتم ارجاعها للديوان
أعمال الصادر:
- العمل على تسجيل وتصدير جميع الكتب الصادرة في سجلات البلدية .
- ارسال نسخة الصادر الاساسية الى الجهات المعنية بعد تنظيم كشوفات بريدية بها .
- حفظ نسخ الديوان من كل كتاب صادر بما فيها نسخة للملف العام .
- توزيع جميع نسخ البلدية من الكتب الصادرة بعد تسجيلها في السجل المخصص كي يتم استلامها من قبل أقسام البلدية حسب الاصول .
- سكرتير الرئيس
- تنظيم المواعيد والارتباطات الرسميه المتعلقة بالرئيس والتذكير بها .
- استقبال المراجعين وابلاغ الرئيس بذلك .
- تلقي المكالمات الهاتفية الخاصة بالرئيس وتحويلها إليه .
- تنظيم المعاملات الواردة إلى الرئيس وإعادتها إلى المدير الإداري أو المدير المختص بعد إجراء اللازم عليها .
- كتابة بعض مسودات الكتب التي يطلبها الرئيس
- متابعة القضايا التي يكلف بها الرئيس .
- القيام بأعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها .
- سكرتير المجلس البلدي
- إعداد جدول أعمال جلسات المجلس البلدي بتوجيه من الرئيس وتزويـد أعضاء المجلس بهذا الجدول وأوراق العمل المقدمة إليه قبل مواعيد الجلسات.
- حضور اجتماعات المجلس البلدي وتدوين وقائــع الاجتماعــــات والقـــرارات والتوصيات التي تتخذ فسجل خاص وتوقيع السجل من الرئيس وأعضاء المجلس البلدي .
- إبلاغ قرارات وتوصيات المجلس البلدي إلى الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها ثم تقديم تقرير عن مراحل التنفيذ إلى رئيس البلدية .
- القيام بأعمال سكرتير لجنةالعطاءات في البلدية ومتابعة ما يتعلق بذلك .
- متابعة دعوات اعضاء المجلس البلدي والإشراف على توزيعها
- مدير مكتب الرئيس
- إدارة شؤون الدائرة طبقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة وذلك ضمن الخطوط العريضة لخطة عمل البلدية وتوفير المناخ المناسب للعمل وتوجيه رؤساء الأقسام وموظفي الدائرة لضمان قيامهم بواجباتهم بكفاية وفعالية .
- التنسيب للرئيس بالخطط والبرامج اللازمة لتحقيق أهداف الدائرة وتنسيق أعمالها مع أعمال الدوائر الأخرى .
- عقد الاجتماعات الدورية لموظفي الدائرة ومنها اجتماعات لجنة الدائرة ووضع الآلية المناسبة لتنفيذ الخطط والبرامج المنوي تنفيذها من قبل الدائرة
- تهيئة الظروف الطبيعية الملائمة لسير العمل كالإضاءة والتهوية والهدوء وترتيب المكاتب والمحافظة على موجودات الدائرة من إجهزة ومعدات وأثاث وملفات ولوازم والاهتمام بمتابعة تجديدها وصيانتها .
- الاشراف على حسن تطبيق الوصف الوظيفي لكافة العاملين ومتابعة تنفيذ هذا الوصف بكل دقة .
- اعداد التقارير الدوريه الشهريه عن سير العمل ومنجزات الدائره واحتياجاتها والمشكلات التي تواجهها والاقتراحات الكفيله بحلها ورفع هذه التقارير الى الرئيس.
- متابعة التطورات والاتجاهات الحديثه المتصله بأعمال البلديه بوجه عام وبدائرته بشكل خاص للأستفاده منها في رفع مسوى الاداء في الدائره .
- استقبال جميع المعاملات الوارده الى الرئيس وتنظيمها وتدقيقها تمهيداً لعرضها على الرئيس
مهام الدائرة
يبين المخطط المرفق الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي للدائرة الادارية والذي يتألف من الاقسام أدناه :
- المدير الاداري .
- رئيس الديوان .
- رئيس شؤون الموظفين .
- سكرتير الرئيس.
- مدير مكتب الرئيس.
- سكرتير المجلس البلدي.
- الوحدة القانونية .