بلدية الجيزة الجديدة

Get Adobe Flash player

الدائرة الإدارية

الدائرة الادارية

ü الهيكل التنظيمي للدائرة :

1-الهيكل التنظيمي :

يبين المخطط المرفق الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي للدائرة الادارية  والذي يتألف من الاقسام أدناه :

1-     المدير الاداري .
2-      رئيس الديوان .
3-      رئيس شؤون الموظفين .
4-       سكرتير الرئيس.
5-     مدير مكتب الرئيس.
6-     سكرتير المجلس البلدي.
7     - الوحدة القانونية .


مهام المدير الاداري

ü وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد

ü تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.

ü متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر .

ü متابعة اجازات ومغادرات الموظفين

ü تهيئة الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .

ü الاشراف على قسم الحاسوب بعمل البرامج التي تحتاجها اجهزة الكمبيوتر بالبلدية والمحكمة والمناطق .

ü  الاشراف على جميع معاملات البلدية الوارد + الصادر والكتب ومتابعتها .

ü الاشراف على اعمال قسم اللوازم والعطاءات والمشتريات بدقه .

ü توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة.


مهام رئيس الديوان 

ü توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة .

ü الاشراف على جميع معاملات البلدية الوارد ة+ الصادرة.

ü متابعة أعمال المقسم بشكل جيد ليتم الاتصال بالبلدية بسهولة لحل مشكـــــلات

المواطن  .

ü الاشراف على اعمال المراسلين في الدائره.

ü متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر.

ü متابعة اجازات ومغادرات الموظفين .

ü الاشراف على اعمال ديوان البلديه ومتابعة المراسلات والبريد.

ü تهيئة الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .

ü وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد.

ü تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.

 

 

           أ‌-    اعمال الوارد: -

ü استقبال جميع الاوراق الواردة للبلدية (طلبات مواطنين + بريد وارد من جهات رسميه وتسجيلها على سجلات الديوان (الوارد(.

ü تنظيم سجلات بالبريد الوارد وتوزيعها الى الجهات المعنية حسب الاصول.

ü متابعة الاوراق الواردة للبلدية التي تم توزيعها ليتم ارجاعها للديوان

     ب‌-    اعمال الصادر

ü العمل على تسجيل وتصدير جميع الكتب الصادرة في سجلات البلدية  .

ü ارسال نسخة الصادر الاساسية الى الجهات المعنية بعد تنظيم كشوفات بريدية بها  .

ü حفظ نسخ الديوان من كل كتاب صادر بما فيها نسخة للملف العام  .

ü توزيع جميع نسخ البلدية من الكتب الصادرة بعد تسجيلها في السجل المخصص كي يتم استلامها من قبل أقسام البلدية حسب الاصول .

 

سكرتير الرئيس 

مهام سكرتير رئيس البلدية

ü تنظيم المواعيد والارتباطات الرسميه المتعلقة بالرئيس والتذكير بها  .

ü استقبال المراجعين وابلاغ الرئيس بذلك .

ü تلقي المكالمات الهاتفية الخاصة بالرئيس وتحويلها إليه .

ü تنظيم المعاملات الواردة إلى الرئيس وإعادتها إلى المدير الإداري أو المدير المختص بعد إجراء اللازم عليها  .

ü كتابة بعض مسودات الكتب التي يطلبها الرئيس

ü متابعة القضايا التي يكلف بها الرئيس  .

ü القيام بأعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها .

 

 

سكرتير المجلس البلدية

مهام سكرتير المجلس البلدي :

ü إعداد جدول أعمال جلسات المجلس البلدي بتوجيه من الرئيس وتزويـد أعضاء المجلس بهذا الجدول وأوراق العمل المقدمة إليه قبل مواعيد الجلسات.

ü حضور اجتماعات المجلس البلدي وتدوين وقائــع الاجتماعــــات والقـــرارات والتوصيات التي تتخذ فسجل خاص وتوقيع السجل من الرئيس وأعضاء المجلس البلدي  .

ü إبلاغ قرارات وتوصيات المجلس البلدي إلى الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها ثم تقديم تقرير عن مراحل التنفيذ إلى رئيس البلدية  .

ü القيام بأعمال سكرتير لجنةالعطاءات في البلدية ومتابعة ما يتعلق بذلك .

ü متابعة دعوات اعضاء المجلس البلدي والإشراف على توزيعها

 

مدير مكتب الرئيس

مهام مدير مكتب الرئيس  :
  يناط بمدير المكتب المهتم والواجبات التالية :

ü إدارة شؤون الدائرة طبقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة وذلك ضمن الخطوط العريضة لخطة عمل البلدية وتوفير المناخ المناسب للعمل وتوجيه رؤساء الأقسام وموظفي الدائرة لضمان قيامهم بواجباتهم بكفاية وفعالية .

ü  التنسيب للرئيس بالخطط والبرامج اللازمة لتحقيق أهداف الدائرة وتنسيق أعمالها مع أعمال الدوائر الأخرى  .

ü عقد الاجتماعات الدورية لموظفي الدائرة ومنها اجتماعات لجنة الدائرة ووضع الآلية المناسبة لتنفيذ الخطط والبرامج المنوي تنفيذها من قبل الدائرة  

ü تهيئة الظروف الطبيعية الملائمة لسير العمل كالإضاءة والتهوية والهدوء وترتيب المكاتب والمحافظة على موجودات الدائرة من إجهزة ومعدات وأثاث وملفات ولوازم والاهتمام بمتابعة تجديدها وصيانتها  .

ü الاشراف على حسن تطبيق الوصف الوظيفي لكافة العاملين ومتابعة تنفيذ هذا الوصف بكل دقة .

ü اعداد التقارير الدوريه الشهريه عن سير العمل ومنجزات الدائره واحتياجاتها والمشكلات التي تواجهها والاقتراحات الكفيله بحلها ورفع هذه التقارير الى الرئيس.     

ü متابعة التطورات والاتجاهات الحديثه المتصله بأعمال البلديه بوجه عام وبدائرته بشكل خاص للأستفاده منها في رفع مسوى الاداء في الدائره         .

ü  استقبال جميع المعاملات الوارده الى الرئيس وتنظيمها وتدقيقها تمهيداً لعرضها على الرئيس.